Conservation des dossiers en pratique privée

Je quitte la clinique privée dans laquelle je travaille pour aller pratiquer l’orthophonie ou l’audiologie dans une autre clinique.  Que se passe-t-il avec les dossiers que j’y ai constitués?

Que vous soyez orthophonistes ou audiologistes en pratique privée, les mêmes règles de conservation des dossiers  s’appliquent lorsque vous quittez un milieu de travail. Voici ces règles.

Si vous cessez d’exercer en pratique privée à titre de travailleur autonome dans un endroit donné, les dossiers que vous y avez constitués demeurent sous votre responsabilité à votre départ. Vous devez pendant 5 ans  continuer à répondre aux demandes de rectification et de transmission des dossiers en vertu de la Section  VII  du Code de déontologie de l’OOAQ.

Vous demeurez aussi responsable de  la conservation sécuritaire et confidentielle de l’information selon les articles 9, 10 et 11 du Règlement sur les dossiers et la tenue des bureaux des membres de l’OOAQ. Si vous choisissez de laisser les dossiers à la clinique que vous quittez parce que vous estimez que la majorité de vos clients vont continuer de consulter à cette clinique avec un autre orthophoniste ou audiologiste, vous devez vous assurer que les clients vous accordent leur autorisation pour transférer leur dossier selon l’article 5 du Règlement sur les dossiers et la tenue des bureaux des membres de l’OOAQ.

Vous devez de plus vous assurer de la destruction sécuritaire des dossiers qui n’auront pas été transférés à l’échéance des 5 ans, surtout en ce qui a trait aux informations confidentielles qui s’y trouvent. Ces dossiers ne peuvent pas se retrouver simplement jetés à la poubelle, mais doivent être détruits afin que les informations qui s’y trouvent ne puissent être « volées » ou colligées par un tiers.

Si vous cessez définitivement de pratiquer (retraite, changement de carrière) i.e. que vous n’êtes  plus orthophoniste ou audiologiste, c’est alors le processus de cessation des dossiers qui s’applique, selon la section  III du Règlement sur les dossiers et la tenue des bureaux des membres de l’OOAQ. Il s’agit essentiellement d’identifier un membre qui accepte de prendre en charge vos dossiers (i.e. d’en devenir le cessionnaire) et de faire parvenir au Secrétaire de l’OOAQ une copie de l’entente de cession convenue.

Bonne pratique !