DossierElectro-600-400

Dans le contexte actuel de modernisation de la gestion des dossiers, plusieurs milieux ont adopté l’utilisation du dossier électronique. L’OOAQ reçoit régulièrement des questions à cet effet, car ses membres se demandent comment ils peuvent respecter les exigences de leur employeur quant au dossier électronique tout en s’assurant que leur tenue de dossiers demeure conforme aux exigences réglementaires de l’OOAQ.

L’Ordre ne peut dicter les modalités de gestion des dossiers, celles-ci étant sous la responsabilité des employeurs et non des ordres professionnels.

Cependant, les employeurs ont l’obligation de permettre aux professionnels de respecter en tout temps leurs obligations réglementaires. Même si les gestionnaires des divers milieux de travail ont des mandats et des responsabilités différents de ceux des ordres professionnels, la collaboration de tous est primordiale, et ce, dans le meilleur intérêt du public.

 

Un premier exemple de situation

Un employeur du réseau de la santé a un dossier de l’usager informatisé. Lors d’une intervention conjointe réalisée par plusieurs professionnels, cet employeur demande qu’un seul intervenant, par exemple le travailleur social, inscrive la note au dossier de l’usager afin d’éviter toute redondance d’information.

Le Règlement sur les dossiers et la tenue des bureaux des membres de l’OOAQ, précise les exigences à respecter notamment les articles suivants :

  • l’article 2 qui spécifie ce qui doit être versé au dossier de l’usager lorsque le membre de l’OOAQ est à l’emploi d’un établissement régi par la Loi sur les services de santé et les services sociaux;
  • les articles 3, 4 et 5 qui définissent tout ce qui doit être inscrit au dossier d’un client, notamment toutes les interventions réalisées par l’orthophoniste ou l’audiologiste;
  • l’article 7 qui vise à s’assurer que l’auteur de l’information versée au dossier de l’usager puisse être identifié et authentifié.

 

Le devoir d’un  membre de l’OOAQ est de prendre les moyens raisonnables pour respecter ses obligations professionnelles. Les questions suivantes peuvent aider à identifier ces moyens :

  • Avec une inscription unique versée au dossier de l’usager, comment est-il possible de s’assurer que l’orthophoniste ou l’audiologiste est en accord avec ce qui a été inscrit par un autre professionnel ?
  • Est-ce que l’orthophoniste ou l’audiologiste pourrait être tenu responsable d’une inscription qui aurait été ajoutée ou modifiée à son insu ?

 

Plusieurs solutions existent et doivent être analysées dans chacun des milieux. Dans la présente situation, voici un exemple de solution:

Lors d’une intervention réalisée par plusieurs professionnels, mais consignée au dossier de l’usager par un seul d’entre eux, l’orthophoniste ou l’audiologiste pourrait inscrire au dossier de cet usager une note comportant la date, la mention ‘Voir note au dossier de l’usager rédigée par X en date du…’ et sa signature ou son paraphe. En consignant une telle note, l’orthophoniste ou l’audiologiste indique qu’il a lu et qu’il approuve la note rédigée par l’autre professionnel. Si des modifications ou des ajouts sont apportés ultérieurement à la note initiale rédigée par l’autre professionnel, à l’insu de l’orthophoniste ou de l’audiologiste, ce dernier pourrait difficilement être tenu responsable de ces changements s’il n’a pas versé au dossier de l’usager une nouvelle note indiquant qu’il a lu et approuvé cette nouvelle version.

 

Un deuxième exemple de situation

Un employeur du réseau scolaire a développé un espace numérique sécurisé pour l’archivage de tous les dossiers professionnels à son emploi, notamment ceux des orthophonistes, des psychologues et des psychoéducateurs. Cet employeur demande que, dorénavant, chaque professionnel numérise tout le contenu de son dossier afin qu’il soit versé dans cet espace sécurisé.

 

L’article 12 du Règlement sur les dossiers et la tenue des bureaux  des membres de l’OOAQ stipule que l’utilisation de l’informatique pour la constitution et la tenue des dossiers n’est pas exclue, pourvu que la confidentialité des renseignements soit respectée. Si l’orthophoniste reçoit l’information de son employeur à l’effet que l’espace numérique est sécurisé, il peut constituer des dossiers numériques. Toutefois, il doit pouvoir le faire tout en respectant ses obligations en lien avec le ce Règlement, notamment les articles 3 à 7, ainsi que ses obligations en lien avec le Code de déontologie de l’OOAQ, notamment son obligation de préserver le secret professionnel (article 35) et de s’abstenir de remettre à autrui, sauf à un autre orthophoniste, des données brutes et non interprétées inhérentes à une consultation en orthophonie (article 73).

 

Lors de ses discussions avec son employeur du milieu scolaire au sujet de l’archivage des dossiers professionnels, l’orthophoniste peut également se référer au document La protection des renseignements personnels à l’école rédigé par la Direction de l’adaptation scolaire et des services complémentaires du Ministère de l’Éducation, du loisir et des sports du Québec. Ce document définit, entre autres choses, les différents types de dossiers constitués en milieu scolaire, leur contenu ainsi que les modalités d’accès à ces différents dossiers.

 

Aspects règlementaires

 

Rôles et compétences principalement visés

Les orthophonistes et les audiologistes connaissent bien le rôle central qu’ils assument auprès de leurs clients. Toutefois, il est essentiel de se rappeler que les profils de compétences en orthophonie ou en audiologie définissent aussi d’autres rôles auxquels il est possible de se référer pour soutenir la réflexion quant à l’utilisation du dossier électronique :

  • Rôle de communicateur (Tenir des dossiers clairs, précis, à jour et complets sur le client)
  • Rôle de gestionnaire (Établir des priorités et gérer les activités cliniques et administratives efficacement – S’occuper de la gestion opérationnelle en fonction des besoins organisationnels)
  • Rôle de professionnel (Se conformer aux exigences provinciales et réglementaires pertinentes)

 

Autres ressources sur le sujet hébergées sur MAIA

 

Pour en savoir plus sur le sujet

Il peut être pertinent d’échanger avec d’autres professionnels à ce sujet. Des outils existent déjà afin de permettre de tels échanges, notamment :

  • les forums sur MAIA qui permettent les échanges entre les membres de l’OOAQ;
  • le Forum Orthophonie Québec : il est bon de rappeler que, puisque des orthophonistes du Québec, du Canada et d’autres pays participent à ce forum, il faut porter une attention particulière au fait que les lois et les règlements en vigueur au Québec diffèrent de ceux en vigueur ailleurs au Canada ainsi que dans d’autres pays.

 

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Attention : la présente fiche a une portée générale et doit être considérée comme informative. Il ne s’agit pas d’un avis légal.